Party-Workshop

Workshop Eventplanung

Julian Siebach, Geschäftsführer der GS Eventbüro GmbH in Bad Wiessee, darüber hinaus als Dozent an der Bayrischen Akademie für Werbung und Marketing tätig, hielt am 4. Mai 2011 am Gymnasium Tegernsee einen Workshop ab, in dem er einer Gruppe von 27 interessierten Schülern der Q 11 Wissenswertes über die Planung und Organisation eines erfolgreichen Events näherbrachte. Auch eine Vertreterin des Elternbeirats, die zweite Vorsitzende Frau Christine Rauch-Rossmann, sowie die Verbindungslehrerin Christine Hilmer folgten interessiert den Ausführungen des Referenten.

Nachdem ja bekanntlich bei der Christmas-Party der Oberstufe im Dezember letzten Jahres nicht alles wunschgemäß verlaufen ist, wurden die problematischen Aspekte dieser Veranstaltung nochmals gründlich analysiert. Anschließend erarbeiteten die Teilnehmer am konkreten Beispiel einer ähnlichen Veranstaltung in der Wandelhalle, wie die professionelle Planung und Realisierung einer gelungenen Feier aussehen sollte.

Die Schüler zeigten sich äußerst interessiert und diskutierten engagiert mit Herrn Siebach die vielfältigen Details, die bei der Vorbereitung einer derartigen Großveranstaltung zu beachten sind. Neben der Terminplanung, behördlichen Auflagen und Einholen von Genehmigungen im Vorfeld wurden auch Werbung, Gästestruktur, Catering, Sicherheitsmaßnahmen, technische Aspekte und die Kalkulation thematisiert. Entscheidend ist jedoch, dass trotz gründlichster Vorbereitung bei Veranstaltungen in dieser Größenordnung immer damit zu rechnen ist, dass kurzfristig auf veränderte Situationen - wie etwa ein unerwartet großer Besucherandrang - flexibel und adäquat reagiert werden muss.

Am Ende stellte Siebach allen Seminar-Teilnehmern eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zur Planung eines gelungenen Events zur Verfügung, sowie einige von ihm erstellte Formulare und Vordrucke, die das Einholen von Genehmigungen bei Behörden wesentlich erleichtern. Die SMV der Schule fasst nun die Ergebnisse des Workshops zusammen, damit die SMV und die AGs auch im nächsten Schuljahr darauf zugreifen können. Zudem hat sich Herr Siebach erfreulicherweise bereit erklärt, auch in Zukunft als kompetenter Ansprechpartner für unsere Schüler zur Verfügung zu stehen.

Christine Hilmer